1) Arti dan
fungsi surat
Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan
informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak lain. Informasi
dalam surat dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan,
pemikiran, sanggahan, dan sebagainya. Agar komunikasi melalui surat dinilai
efektif, maka isi atau maksud surat harus terang dan jelas, serta tidak
menimbulkan salah arti pada pihak penerima.
** Tujuan Menulis Surat **
Tujuan menulis surat secara garis besar
diklasifikasikan menjadi tiga macam, yaitu:
a. Menyampaikan informasi kepada pembaca surat
b. Mendapatkan tanggapan dari pembaca surat
tentang isi surat
c. Ingin mendapatkan tanggapan dan menyampaikan
informasi kepada pembaca surat.
** Fungsi Surat **
Fungsi surat dalam suatu organisasi antara lain:
a. Surat sebagai media komunikasi.
b. Surat sebagai barometer.
c. Surat sebagai duta penulis.
d. Surat sebagai bukti tertulis.
e. Surat sebagai salah satu otak kegiatan suatu
kantor
*** Kelebihan Surat:
- Murah
- Daya jangkau lebih luas
- Bersifat formal dan efektif
- Bisa dijadikan bukti hitam di atas putih
*** Kelemahan Penyusunan Surat pada umumnya:
- Susunan surat ruwet
- Kalimat tidak lengkap atau berbelit-belit
- Penggunaan tanda baca yang tidak pada tempatnya
- Penulisan kalimat tidak sesusai EYD
- Pemakaian istilah asing yang tidak perlu atau
tidak tepat
-Menciptakan istilah sendiri yang tidak
lazim/tidak sesuai Pedoman Umum Pembentukan Istilah dalam bahasa Indonesia
- Tata bahasa tidak teratur
- Pengungkapan gagasan tidak logis
- Kurang sopan atau terlalu banyak memuji dan
basa-basi
- Ketikan banyak yang salah
- Penggunaan model yang tidak menentu
2) Syarat-syarat surat
Syarat-syarat surat yang baik Secara garis besar suatu surat dapat
dikatakan baik apabila memenuhi kriteria berikut ini:
a. Surat disusun dengan teknik penyusunan yang
benar, yaitu:
->
Penyusunan letak bagian-bagian surat (bentuk surat) tepat sesuai dengan aturan
atau pedoman yang telah ditentukan.
->
Pengetikan surat benar, jelas, bersih, dan rapi, dengan format yang menarik.
->
Pemakaian kertas sesuai dengan ukuran umum.
b. Isi surat harus dinyatakan secara ringkas,
jelas, dan eksplisit.
Hal ini dimaksudkan agar penerima dapat memahami
isi surat dengan cepat, tepat, tidak ragu-ragu dan pengirim pun memperoleh
jawaban secara cepat sesuai yang dikehendaki.
c. Bahasa yang digunakan haruslah bahasa
Indonesia yang benar atau baku, sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia, baik
mengenai pemilihan kata, ejaan, bentuk kata, maupun kalimatnya.
Selain itu, bahasa surat haruslah
efektif. Bahasa surat juga harus wajar, logis, hemat kata, cermat dalam
pemilihan kata, sopan, dan menarik. Nada surat harus hormat, sopan dan
simpatik. Sedapat mungkin hindari pemakaian bahasa asing yang padanannya sudah
ada dalam bahasa Indonesia.
3)
Bagian-bagian
Surat
-> kepala surat
-> tanggal, bulan, tahun surat
-> nomor surat
-> lampiran
-> hal atau perihal
-> alamat yang dituju (alamat dalam)
-> alenia pembuka .... isi
surat ..... alenia penutup
-> salam penutup
-> tanda tangan penanggungjawab surat
-> nama penanggungjawab surat
-> jabatan penanggungjawab surat
-> tembusan
-> inisial
4) Contoh surat
** contoh surat Lamaran pekerjaan
Hal : Lamaran Pekerjaan
Kepada Yth.,
Manajer Sumber Daya Manusia
PT. Nama Perusahaan
Jl. Nama Jalan
DKI Jakarta.
Dengan hormat,
Bpk. Sayadi, seorang HRD di PT. Nama Perusahaan,
menginformasikan kepada saya tentang rencana pengembangan dan penambahan tenaga
di Departement Marketing PT. Nama Perusahaan.
Sehubungan dengan hal tersebut, dengan ini perkenankan
saya mengajukan diri untuk bergabung serta menjadi bagian dalam rencana
pengembangan PT. Nama Perusahaan tersebut.
Mengenai diri saya, dapat saya jelaskan sebagai berikut
:
Nama : ......................................
Tempat & tgl. lahir :
......................................
Pendidikan Akhir :
......................................
Alamat : ......................................
Telepon (HP) : ......................................
e-mail : ......................................
Status Perkawinan :
...................................... (single/nikah)
Saat ini saya bekerja di PT. hisup Sejahtera, sebagai
staf Marketing, dengan fokus utama pekerjaan di bidang promosi.
Sebagai bahan pertimbangan, saya lampirkan :
Daftar Riwayat Hidup.
Foto copy ijazah S-1.
Foto copy sertifikat kursus/pelatihan.
Pas foto terbaru.
Besar harapan saya untuk diberi kesempatan wawancara,
dan dapat menjelaskan lebih mendalam mengenai diri saya. Seperti yang tersirat
di resume (riwayat hidup), saya mempunyai latar belakang pendidikan, pengalaman
potensi dan seorang pekerja keras.
Demikian saya sampaikan. Terima kasih atas perhatian
Bapak.
Hormat saya,
--------------------------
(nama pelamar)
Sumber :
Temui aku di Twitter
.JPG)
